電話をかける時のビジネスマナーは必須？覚えておきたいマナーとは

2021年6月28日 2021年6月28日

ビジマナー

電話でのビジネスマナーが重要視される理由

なぜ電話をかける時にビジネスマナーが重視されるのか、それは、電話で接触する相手にとっては自分の声が唯一の情報だからです。自分の対応は自分の会社の印象そのものになるわけですね。また、人間は相手の気持ちをジェスチャーや表情から汲み取ると言われていますが、電話ではそれが見えないためいつも以上に会社の代表であるという意識を持たなければいけません。電話口から相手に及ぼす影響は予想以上に大きいと思って接しましょう。

電話をかける時に必要なもの

会社で電話をかけたりとったりする時には、メモ帳とペンが必須となります。電話で話している時には緊張してしまい、つい相手の名前や勤務先を忘れたりしてしまうことがあるからです。日時はメモしなければと思い立つものですが、肝心の相手の名前を聞き忘れたなんて凡ミスはよくあることです。まずは相手の名前をメモすることを意識して電話に出てみましょう。

昼食時や業務時間外の電話は避ける

電話をこちらからかける時には、相手のことを思いやれなければいけません。こちらが相手の立場になったら、お昼を食べている休憩中や、業務時間外に電話をかけてこられたら困りませんか？これらはできるだけやらないように努めましょう。どうしても連絡をしておきたいならメールという手段もあります。

電話をかける時には社名と名前を名乗る

電話をかける時には、相手が電話に出たら社名を名前を名乗りましょう。自分が何者かを相手にしましてから用件を伝えます。ビジネスメールを書く時もそうでしたが、電話の時も予見はできるだけ簡潔に伝えることがポイントです。もし相手が不在であれば、こちらから折り返し電話をすることを伝えましょう。

塾講師は業務で電話をすることはある？

塾講師は、場合によっては生徒の保護者に電話をすることがあります。生徒が授業時間になっても来なかった場合や、送り迎えをお願いする時などです。この時にはもちろんビジネスマナーを心がけますが、クライアントではなく生徒のお母さんと話すことがほとんどのため、丁寧すぎると相手に距離を感じさせることにもなりかねます。個人的には、明るい声で話すことを意識するだけでも十分ではないかなと思います。