メールを出すときのビジネスマナー！基本を押さえておこう

本文の最初には必ず宛名を書く

メールを書く時には、本文にも宛名を書くようにしましょう。これは、相手に確実に自分宛のメールだと確信を持ってもらうためです。仕事では、メールを送る相手を間違うとそのミスが大きく響くことがあります。間違えないようにすることはもちろん大切なのですが、万が一間違えた時のことを考えて宛名を書く癖を付けておきましょう。

件名には用件を簡潔に書く

メールの件名は、そのメールを開けなくても用件が相手にわかるようにしておく必要があります。あまり長いと見にくいので、簡潔に書くように心がけましょう。この辺りで国語力が問われます。メールの件名を見ただけで中身の内容がわかるなら、それによって相手は仕事の優先順位を決められます。急いで返信してほしいならその旨も一緒にメールの件名に書いておきましょう。

用件は手短にわかりやすく書く

問題のメールの内容ですが、これはくどくどと長くならないよう、できるだけ手短に書きます。わかりやすく簡潔に書くことがメールのビジネスマナーであるのは相手の負担を減らす意味合いもあります。自分に長文の、しかも改行のないメールが来たら読むのにちょっと抵抗がありませんか？相手にそんな思いをさせないための工夫です。

始めと締めの挨拶文を書く

メールの始めと締めの挨拶文は必ずしも必要ではありませんが、クライアント向けやお客様宛など、TPOに合わせて使います。知らなくてもネットで探せば季節の挨拶やビジネスメールの雛形が出て来るので、それを参考にして作れば問題ないでしょう。この時、コピペしたなとバレるような余計なところを消し忘れに注意してくださいね。

仕事別：塾講師にメール作業はあるの？

塾講師の場合、もちろんそれは塾にもよりますが基本的にメール作業はありません。基本的にクライアントや保護者と関わるのは教室長だからです。講師のメインとなる仕事は生徒の勉強を教えることなので、パソコンが必要ないことも。しかし、社員としてがっつりフルタイム勤務をするならそのような業務も出て来る可能性があります。

まとめ

ビジネスメールをいきなり書けと言われても困ってしまいますよね。今までに書いたことなんてないのですから。かといって、研修をして丁寧に教えてくれるかというとそれは会社によりけり。困ったら、とにかくネットで基本の形を探して真似してみましょう。